Digitale Beleg- und Dokumentenverwaltung (revisionssicheres DMS)
Digitale Finanzbuchhaltung und/oder Personalverwaltung
Steuer-, Bilanz- und Planungssysteme

Beleg und Dokumententransport per Handy

Ideal für die erforderlichen Unterlagen für z.B. die Einkommensteuererklärung oder der Lohn- und Finanzbuchhaltung.

Ihre Mandanten können über diesen Weg z.B.: auch Krankmeldungen, PDF Dokumente, Minijob Abrechnungen und fehlende Buchführungsbelege direkt in die Steuerberatungskanzlei übermittelt werden.  

Unser digitaler Kommunikationsansatz ist bewusst: schlicht, einfach, effizient und datenschutzkonform und mit allen üblichen Smartphon Geräten nutzbar. Mit nur 3 Klicks können Sie Daten und Info,s an Ihren Sachbearbeiter in Ihrer Kanzlei oder Ihrem Lohnsteuerberater sicher weiterleiten.

Natürlich unterstützen wir auch die direkte, schnelle und einfache Kommunikation mit Ihrem Berater oder Sachbearbeiter. Schicken Sie ihm eine „Pushnachricht“ auf sein Smartphone. Er wird sich umgehend bei Ihnen zurückmelden und kann Ihnen die z.B. gewünschten Dokumente mit der App übermitteln. Klingt gut? Ist es auch.

Wir können Ihre individuellen Bedürfnisse, dank Baukastenprinzip, für Ihre Kanzlei zusammenstellen.

Hier einige Besonderheiten unserer Lösung:

Individualität

Beleg anbei wird mit dem Erscheinungsbild Ihrer Kanzlei ausgestaltet. Es ist Ihre App, die unter Ihrem Namen in den Stores von Apple und Google erscheint und zu finden ist.

Universelle Nutzbarkeit

Für die Betriebssysteme iOS und Android, unabhängig vom verwendeten Buchungssystem.

DATEV Kooperationspartner

Mit der App versendete Belege werden über unsere Datev Schnittstelle direkt in DATEV Unternehmen Online im jeweiligen Mandantenordner gespeichert. Wir sind der einzige Datev Partner, der diese Technik auch für Android Smartphones zur Verfügung stellt.

Diverse Techniken für den sicheren Belegversand

Aufgenommene Belege und Unterlagen können wahlweise auf 3 verschiedenen Wegen sicher in die Kanzlei oder zur Datev versendet werden:

  1. klassisch per Email SSL verschlüsselt,
  2. über unseren Cloudservice (deutsche Server)
  3. über Datev connect online.

Baukastensystem

So können Sie einzelne Module, die zu Ihrer Kanzlei passen, auch nachträglich zu Ihrer Kanzlei App jederzeit hinzufügen.

Keine nutzungsabhängigen Kosten

Je mehr Mandanten Ihre App nutzen, desto günstiger und wertvoller wird sie für Ihre Kanzlei. Sie kaufen die App einmalig und dann ist es die Ihre. Und wir unterstützen Sie gerne dabei, möglichst viele Mandanten von der App zu begeistern.

Kanzleispezifische Programmierungen

Sie haben in Ihrer Kanzlei Problemstellungen, die wir mit den Modulen unserer App nicht abdecken? Dann scheuen Sie sich nicht uns zu fragen. Wir programmieren Ihnen alles in die App hinein, was sinnvoll und technisch machbar ist.

Interner Kommunikationskanal

Für die innerbetriebliche Kommunikation haben wir einen Bereich geschaffen, den nur Mitarbeiter und die Kanzleileitung einsehen können. So können z.B. Dokumente aus Mandantengesprächen direkt in die Kanzlei geschickt werden. Oder Krankmeldungen von Mitarbeitern via App direkt in die Personalabteilung transferiert werden. Für Mandanten, die die App nutzen, ist dieser Bereich nicht sichtbar.

Beleg anbei Standardversion

Mit dieser App können Ihre Mandanten Belege und Dokumente ganz einfach via Smartphone an den richtigen Sachbearbeiter übermitteln – schnell, sicher und komfortabel.

Das gleiche gilt für gespeicherte PDFs und Fotos. Beim Versenden werden die Belege in PDFs umgewandelt, auf 300 dpi verkleinert und SSL verschlüsselt per Email in die Kanzlei geschickt. Die Belege können z.B. mit jeder Buchungssoftware weiterverarbeitet werden und werden von der Texterkennung (z.B. Datev oder Simba DIGI II) zu erkannt und weiterverarbeitet.

Weitere Funktionen:

  • Einsetzbar für die Betriebssysteme iOS und Android
  • Es können beliebig viele Sachbearbeiter in der App hinterlegt werden
  • Aus der App kann die Kanzlei angerufen werden und auf die Webseite zugegriffen werden
  • Spezielle Zielordner für die interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kanzleileitung für eilige Dokumente und Krankmeldungen. Dieser Bereich ist für Mandanten, die die App nutzen nicht sichtbar.

Durch diese APP

  • können beliebig viele Belege aufgenommen und in der App gespeichert werden. Erst nach dem Versenden werden sie aus der App entfernt. PDFs und Belegbilder, die bereits auf dem Smartphone gespeichert sind, können in die App importiert und verarbeitet werden.
  •  Es gibt ein Modul für Einkommensteuerbelege, die dem Veranlagungsjahr zugeordnet und übers Jahr in der App gesammelt werden
  • Bewirtungsquittungen können in der App erstellt und unterschrieben werden
  • Neben der Standard Kamera gibt es noch eine Dokumenten Kamera, die die Belege automatisch freistellt und für noch kleinere Dateigrößen sorgt.
  • geöffnete PDF Dokumente können in die App importiert (geteilt) werden.
  • Sicherer Versand der Belege via Email mit SSL Verschlüsselung
  • Sicherheitsupdates für Apple und Google, sowie Anpassungen an neue Smartphones werden regelmäßig durchgeführt, sodass die Lauffähigkeit der App garantiert ist.
  • Individualisierung auf das Erscheinungsbild Ihrer Kanzlei

Die Individualisierung der App umfasst:

  • Ihr eigenes Icon zum Starten der App
  • Einen Ladebildschirm mit Ihrem Logo, das durchgehend am oberen Rand des Displays präsent ist
  • Eine individuelle Startseite inkl. Begrüßungstext und Kontaktdaten
  • Einbindung beliebig vieler Sachbearbeiter
  • Anpassung an die Farbwelt Ihres Erscheinungsbildes
  • Einfügen von individuellen, kanzleispezifischen Inhalten
  • Bereitstellung in den Stores (Apple + Google) unter Ihrem Kanzleinamen

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre individuelle Version: € 2.600,00

Inklusive der Gestaltung, der Abwicklung mit Apple und Google und der Freischaltung in den Stores.

Update Service und Pflege der App:

Um die Lauffähigkeit der App zu garantieren, sind regelmäßige Anpassungen der Programmierung an die Sicherheitsstandards von Apple und Google zu leisten. Ebenfalls ist die Anpassung an neue Smartphones zu berücksichtigen. Inhaltliche Änderungen der App wie z.B. Texte, Bilderaustausch, Änderungen der Mitarbeiter und oder Email Adressen sind auch in der Pflegepauschale enthalten.

Für diese Pflege berechnen wir eine monatliche Wartungsgebühr von € 29,00 /Monat

Mögliche Zusatzmodule:

Schnittstelle DATEV connect online (bitte beachten Sie den Zusatz) **, ***

Mithilfe der direkten Schnittstelle DATEV connect online landen die eingesendeten Belege Ihrer Mandanten direkt da, wo Sie sie brauchen: In DATEV Unternehmen Online. Bestandteil dieses Moduls ist die neue Dokumentenkamera-Funktion, die automatisch einen Rahmen um den zu fotografierenden Beleg zieht und für kleinere Dateigrößen sorgt. Der Benutzer kann zwischen der Standardkamera und der Dokumentenkamera von Fall zu Fall auswählen.

Einmalige Einrichtungsgebühr: € 880,00
Monatliche Nutzungspauschale: € 69,00

** Voraussetzung ist ein gültiger DATEV-Zugang für die Mandanten
*** Auf Wunsch kann auch der herkömmliche Versandweg (Email oder Cloud) bestehen bleiben

„Modul Dokumententausch mit Unterschrift Funktion“

Senden Sie Ihren Mandanten Dokumente, Verträge, BWAs und was immer Sie möchten direkt auf das Smartphone. Einfach, schnell und datenschutzkonform. Das Modul wird über eine Administration, die von Ihrer Kanzlei aus bedient werden kann, gesteuert. Den Mandanten wird eine einzigartige PIN zur Authentifizierung zugewiesen und einmalig mitgeteilt (persönlich, per Email oder telefonisch). Danach können Sie Ihm Dokumente direkt auf sein Smartphone schicken. Es können auch Dokumente verschickt werden, die der Mandant auf seinem Smartphone unterschreibt und über die App zurückschickt.

Einmalige Einrichtungsgebühr: € 240,00
Monatliche Nutzungspauschale je Standort: € 29,00

Modul Einkommensteuer

Einkommensteuerbelege können in einem separaten Bereich der App gesammelt und dem Veranlagungsjahr zugeordnet werden. Es stehen jeweils 3 Veranlagungsjahre zur Verfügung. Selbst wenn über den Standardversand Belege verschickt werden, bleiben die Einkommensteuer Belege in der App enthalten.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: im Grundsystem enthalten

„Standort-Paket“

Einbindung beliebig vieler Standorte inklusive der jeweiligen Ansprechpartner vor Ort samt Email-Adressen und direkter Anrufmöglichkeit zur zentralen Rufnummer der jeweiligen Standorte.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 650,00

Mitarbeiterdurchwahl

Zu jeder hinterlegten Email-Adresse wird die Rufnummerndurchwahl des entsprechenden Sachbearbeiters hinterlegt. Die Rufnummer des ausgewählten Sachbearbeiters wird neben der zentralen Rufnummer angezeigt, wenn der Anrufbutton gedrückt wird.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 650,00

Digitale Vollmachten

In der App werden Vollmachten hinterlegt, die vom Mandanten komfortabel ausgefüllt, digital unterschrieben und datenschutzkonform in die Kanzlei gesendet werden können. Das Modul beinhaltet je eine Vollmacht für Steuerberater und für Rechtsanwälte. Auf Wunsch können auch individuelle Vollmachten in der App hinterlegt werden. Weitere Informationen auf Anfrage.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 540,00

Push-Benachrichtigungen **/***

Interessante News, Termine oder wichtige Fristen können per Push-Benachrichtigung über Beleg anbei direkt auf die Smartphones der Mandanten gesendet werden. Einzeln, zu Gruppen zusammengefasst oder auch an alle Mandanten, bequem über einen Administrator zu steuern. Kann auch über eine Kalenderfunktion terminiert werden.

** Nur in Verbindung mit einer monatlichen Pflegepauschale i.H.v. EUR 20,00
*** Für Teilnehmer der „Gruppenfunktion“ gelten andere Konditionen

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 540,00

Gruppenfunktion

Entwickelt für Kanzlei-Netzwerke und -Zusammenschlüsse, die gemeinsam eine App nutzen, ihre Eigenständigkeit jedoch beibehalten möchten. Über ein Auswahlmenü kann sich der Mandant beim Erstgebrauch seiner Kanzlei zuweisen und ist anschließend fest mit ihr verbunden. Veröffentlicht wird die App unter dem Namen des Kanzlei-Netzwerks. Die App wird auf das Erscheinungsbild des Kanzlei-Netzwerks bzw. des Kanzlei- Zusammenschlusses zugeschnitten. Es können beliebig viele Teilnehmer in die Gruppenfunktion integriert werden.

Grundlizenz (statt 2.600,00 €): € 3.900,00
Erweiterung je weitere Gruppe/Kanzlei: € 650,00

Belegbearbeitung

In der Belegübersicht kann der aufgenommene Beleg vor dem Versenden komfortabel zugeschnitten und somit freigestellt werden. Außerdem kann bei Belegfotos die Helligkeit und die Schärfe bearbeitet und der Beleg in 90° Schritten gedreht werden.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 380,00

Dokumentenkamera

Die neue Dokumentenkamera zieht automatisch einen Rahmen um den zu fotografierenden Beleg und sorgt für kleinere Dateigrößen. Der Benutzer kann zwischen der Standardkamera oder der Dokumentenkamera von Fall zu Fall auswählen. Bestandteil der Standard App.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: im Grundsystem enthalten

News Modul

Über eine kleine Administration, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, können Sie Neuigkeiten in der App veröffentlichen. Bis maximal 5 News können auf der Startseite angezeigt werden. Zusätzlich erhält die App eine News-Seite, in der alle Veröffentlichungen chronologisch aufgelistet werden. Die News sind wie folgt aufgebaut: Titel, Datum, Teaser-Text, vollständige News-Meldung. Durch das Antippen des Teaser-Texts wird die vollständige News-Meldung angezeigt. News werden nach Datum sortiert. Sie können News auch vorab einen Veröffentlichungstermin zuweisen.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 790,00

Automatische News

Auf Wunsch können die News auch automatisch von der Website ausgelesen und per Klick in der App veröffentlicht werden.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 540,00

Cloud Funktion

Als Alternative zum Belegversand via Email stellen wir Ihnen einen kanzleieigenen Cloud-Speicher zur Verfügung. Dieser ist für Sie entweder über einen Internetbrowser zugänglich oder wird in Ihrer Kanzlei als Netzlaufwerk eingebunden. Der Cloud-Speicher hat eine durchgehende Ordnerstruktur, in der jeder Mandant seinen eigenen Ordner erhält. Die Namensgebung ist variabel. Grundsätzlich besteht keine Begrenzung des Speichervolumens („fair-use“). Die Kanzlei erhält Lese- und Löschzugriff auf den Speicher. Bei Beleg Eingang erhält der ausgewählte Sachbearbeiter eine Notification per Email.  Die verwendeten Server stehen in Rechenzentren in Frankfurt und Nürnberg. Die Cloud Funktion kann nach Ihren Wünschen ausgebaut bzw. angepasst werden.

Einmalige Einrichtung: € 220,00
Monatliche Nutzungspauschale: € 27,50 *
jeder weitere Standort: € 9,00 *

*: Gilt für die o.g. Server in Deutschland. Gebühr für Serverstandorte in Österreich und der Schweiz auf Anfrage.

Newsletter für Ihre Mandanten

Vollständig ausformulierte und auf Ihre Kanzlei zugeschnitte Email Newsletter-Texte, 4-stufig, inklusive direkter Download-Links sowohl für AppStore (Apple) als auch für PlayStore (Android). Download-Links für Ihre Website Gestaltete Download-Links für Ihre Website zum direkten Download der App aus beiden Stores, Anlieferung als HTML-Snippet zur Weiterverarbeitung an Ihre betreuende Agentur. 2-Zeiler für den „Eindruck“ in Ihre Email,s, Einbau der Download-Links in Ihre Website nach Aufwand.

Einmalige Lizenzgebühr für Ihre Erweiterung: € 540,00